Pensionsadministration 4.0

Die Zukunft der bAV ist digital

Die Corona-Pandemie beschleunigt einen Trend, der sich seit Langem abzeichnet – den zur Digitalisierung. Lurse hat in diesem Krisenjahr deutsche Unternehmen danach gefragt, wie sie es mit digitalen Systemen der betrieblichen Altersversorgung (bAV) halten. Dabei zeigte sich: Die große Mehrheit hält Online-Prozesse in der bAV für unbedingt notwendig, doch nur eine Minderheit zieht bereits die Konsequenzen daraus. Es bleibt also einiges zu tun. Eine entscheidende Rolle dabei spielt die Kommunikation.

Im Rahmen der Studie zu „Trends in der Vergütung“ hat Lurse im September HR-Verantwortliche von 91 Unternehmen mit insgesamt ca. 900.000 Mitarbeitern in Deutschland online befragt. Ein Teilaspekt der Studie drehte sich darum, was die Unternehmen von der Digitalisierung in der bAV erwarten. Vor allem ging es um Fragen der Akzeptanz, der Beratung und Information, der technischen Umsetzung, aber auch um die Bedeutung der bAV für die Mitarbeiterbindung.

Unverzichtbar, aber noch nicht flächendeckend realisiert

„Die Antwort auf die Frage, ob Online-Prozesse in der bAV künftig unverzichtbar sein werden, fiel insgesamt sehr eindeutig aus“, sagt Björn Schütt-Alpen, Senior Consultant bei Lurse. „65 % der ­Studienteilnehmer haben diese Frage bejaht. Nur 3 % waren gegenteiliger Ansicht.“ Fast ebenso viele, 62 %, sind der Meinung, dass künftig die gesamte ­Abwicklung der bAV online ­erfolgen sollte – von der Personalabteilung über ein Mitarbeiter-Portal zu Versicherern, Fondsgesellschaften, Treuhändern und bAV-Dienstleistern.

Der Aussage, dass ein einfacher Online-Abschluss die ­wesentliche Voraus­setzung für eine höhere ­Verbreitung der bAV ist, stimmen 66 % aller Befragten ganz oder teilweise zu. Und 75 % der Studienteilnehmer stimmen zumindest teilweise der Aussage zu, dass Versicherer, die keine vollumfänglichen Online-Prozesse in der bAV anbieten, mittelfristig nicht mehr konkurrenzfähig sind.

Ein etwas anderes Bild ergibt sich jedoch, wenn danach gefragt wird, wie viele Unternehmen solche Prozesse bereits tatsächlich umgesetzt haben: Betrachtet man die Unternehmen, für die Online-Prozesse unverzichtbar sind, so ist das derzeit erst bei 44 % der Fall, bei 19 % teilweise und bei 38 % dagegen nicht oder fast nicht.

Kommunikation: Der richtige Mix macht‘s

„Worauf es vor allem ankommt, ist eine kompetente Fachberatung und verständliche Kommunikation“, erklärt Björn Schütt-Alpen. „Lurse betreut zahlreiche Kunden bei der ­Digitalisierung ihrer bAV. Dabei haben wir eines immer wieder festgestellt: Es gibt einen klaren Zusammenhang zwischen guter, fachlicher Beratung und flankierenden Kommunikationsmaßnahmen einerseits und der Bereitschaft, eine Entscheidung für die Betriebsrente online zu treffen, andererseits.“

So sehen das auch die befragten ­„online-affinen“ HR-Verantwortlichen: 86 % von ihnen halten es für unbedingt erforderlich, die Online-­Informationen durch persönliche Be­ratungsangebote zu ergänzen.
Wie der Kommunikationsmix aus verschiedenen Maßnahmen und Medien aussehen sollte, orientiert sich jeweils an dem bAV-System und dessen Komplexität. Bewährt hat sich nach Erfahrung von Lurse folgende ­Kombination:

  • Informationsveranstaltungen vor Ort und Hotline für die Mitarbeiterberatung
  • Printmedien und Online-Informationen für das Intranet der Unternehmen
  • Ein selbsterklärendes, hochgradig individualisiertes bAV-Portal für die Information und Versorgungsentscheidungen der Mitarbeiter

Ein prämiertes Beispiel aus der Praxis

Die „Kunst“ eines erfolgreichen bAV-­Portals ist es, die Komplexität dieses abstrakten Themas zu reduzieren und die schwierigen Entscheidungsprozesse für den Laien einfach und verständlich umzusetzen. Für den Arbeitgeber zählt eine reibungslose Administration. Ein Praxisbeispiel für ein komplexes System bietet der Regensburger Anlagenbauer Krones, der mithilfe von Lurse ein voll digitalisiertes bAV-Portal eingeführt hat. Es ermöglicht den Mitarbeitern, sich ihre Leistungen der betrieblichen Altersversorgung wie in einem Online-Warenkorb selbst zusammenzustellen. ­Hierzu gehören auch die Entscheidung für ­einen Systemwechsel in der arbeit­geberfinanzierten Komponente ­sowie die Nutzung gesetzlicher, tariflicher und betrieblicher Zuschüsse.

Alles in diesem System geschieht digital: Der Datenaustausch zwischen dem HR-System von Krones, Lurse und den angebundenen Versicherern läuft vollautomatisch über sogenannte Webservices. So greift das System auf Echtzeit-Daten zurück und weist Echtzeit-Berechnungswerte aus. Individualisierung bedeutet hier, dass jeder Nutzer nur das sehen, berechnen und entscheiden kann, was für ihn relevant ist. Alle Mitarbeiter können zudem jederzeit unter „Meine Versorgung“ auf ihre Versorgungsdokumente zugreifen.
Krones unterstützte die Einführung der neuen Versorgung und des bAV-Portals mit flankierenden Kommunikationsmaßnahmen, u. a. durch kon­zern­weite Beratertage und Informationsmaterial. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Nicht nur bei den Mitarbeitern stößt das Portal auf eine große, positive Resonanz. Krones hat mit dieser Lösung im Herbst 2020 die höchste Auszeichnung in der deutschen bAV, den Handelsblatt Diamond Star bAV 4.0 in der ­Kategorie „Digitale Prozesse“, gewonnen.

Mit P·Live verfügt Lurse über eine flexibel anpassbare Software, die für alle Durchführungswege der bAV einschließlich Zeitwertkonten und CTA-Administration einsetzbar ist.

Fachübergreifende Expertise ist gefragt

Die kommunikative Herausforderung bei der Digitalisierung der bAV ist also die richtige Kombination von verschiedenen Maßnahmen. Jede davon stellt für sich genommen eine anspruchsvolle Aufgabe dar, und alle müssen perfekt aufeinander abgestimmt sein. Das erfordert den Einsatz bestens qualifizierter Mitarbeiter mit einer extrem hohen Affinität zum Thema betriebliche Altersversorgung. Erfolgreich realisieren lässt sich eine Digitalisierung nur durch interdisziplinäre Teams, die ihr Know-how in Sachen bAV, IT und Softwareentwicklung ­sowie Kommunikation bündeln.
„Wir möchten mit solchen Teams unsere Kunden künftig noch ­stärker unterstützen“, erklärt Miroslaw Staniek, Managing Partner bei ­Lurse. „Darum wandeln wir uns derzeit vom klassischen Beratungsunternehmen zunehmend zum Anbieter integrierter Digitallösungen.“ Mit P∙Live verfügt Lurse über eine flexibel anpassbare Software, die für alle Durchführungswege der bAV einschließlich Zeitwertkonten und CTA-Administration einsetzbar ist. Nicht zuletzt ­dokumentiert P∙Live sowohl die Beratung als auch die Entscheidungen der Mitarbeiter unter Einhaltung ­aller Compliance-Anforderungen und ­Datenschutzvorschriften.

Bedeutung der bAV als personalpolitisches Instrument nimmt zu

Wie wichtig Instrumente dieser Art sind, zeigen weitere Daten aus der Lurse-Studie zum Betriebsrentenstärkungsgesetz. Danach gilt die bAV schon heute für 53 % der befragten Unternehmen als zentrales Instrument zur Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern. Mit Blick in die Zukunft sehen dies sogar 67 % so. Gleichzeitig geht der Anteil derjenigen, die der bAV hierfür nur eine geringe Bedeutung beimessen, stark zurück – von 18 % auf 6 %. „Wer als Arbeitgeber auf lange Sicht attraktiv bleiben will, sollte der Digitalisierung der bAV also höchste Priorität einräumen“, empfiehlt Miroslaw Staniek.