BAV: Bestandsmanagement muss effizienter werden

Outsourcing und Digitalisierung sind die Zukunft der bAV-Administration

In Zeiten des Fachkräftemangels ist die betrieblichen Altersversorgung (bAV) als Instrument der Mitarbeiterbindung unverzichtbar. Mit deren Verwaltung jedoch sind die HR-Abteilungen deutscher Unternehmen fachlich und prozessual zunehmend überfordert. Sie lagern das Bestandsmanagement der bAV daher immer öfter an externe Dienstleister aus. Neben dem Outsourcing versprechen aber auch digitale Verwaltungslösungen hohe Einsparpotenziale und mehr Effizienz. Klar ist: Die Administration der bAV muss einfacher, transparenter und digitaler werden.

Das geht aus der Lurse-Spezialstudie „Betriebliche Altersversorgung 2021“ hervor. Sie analysiert, wie Unternehmen ihre Versorgungspläne je nach Finanzierungsquellen gestalten. In die aktuelle Fassung der regelmäßig durchgeführten Studie sind ausschließlich offene Pläne von großen und mittelständischen Unternehmen aus allen für Deutschland wichtigen Branchen eingeflossen. Ein wesentliches Ergebnis: Nur 26 % der befragten Unternehmen verwalten ihre bAV vollständig intern und planen auch nicht, dies zu ändern. Dagegen haben 27 % der Studienteilnehmer die Verwaltung bereits vollständig an einen oder mehrere Dienstleister delegiert. Fast die Hälfte, 47 %, haben zumindest Teile ihrer bAV-Verwaltung ausgelagert.

Für diese Entscheidung werden vor allem drei Gründe angeführt:

• Für 71 % der befragten Unternehmen gehört die bAV-Administration nicht zu ihrem Kerngeschäft.
• 58 % möchten durch Outsourcing ihre HR-Abteilung entlasten.
• 37 % gaben an, aufgrund gesetzlicher Veränderungen und eines gestiegenen Informationsbedarfs der Beschäftigten habe der Verwaltungsaufwand für die bAV und damit deren Komplexität in den letzten Jahren deutlich zugenommen.

Mit dem Bestreben, diese Komplexität und den administrativen Aufwand zu reduzieren ist der Wunsch nach mehr Effizienz verbunden. Der Effizienzdruck hat also auch die bAV-Verwaltung erreicht.

Die Unternehmen wurden auch danach befragt, was für sie den Ausschlag gibt, wenn sie sich für einen externen Dienstleister entscheiden. Bei den Antworten waren Mehrfachnennungen möglich. Knapp zwei Drittel (65 %) nennen an erster Stelle die gute Erreichbarkeit eines Hotline-Services für Mitarbeiter – telefonisch oder per E-Mail – sowie die Fachkompetenz des Anbieters, was die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen angeht. Etwa die Hälfte legt bei der Outsourcing-Entscheidung vor allem Wert auf einen sicheren Datenaustausch, auf zertifizierte Systeme zur Informationssicherheit und darauf, dass die Daten ausschließlich in Deutschland gespeichert und verwaltet werden.

Wichtig ist den Unternehmen zudem, dass die Anbieter fähig sind, die administrativen Prozesse und die Mitarbeiterkommunikation in Sachen bAV zu automatisieren und zu digitalisieren. So wünschen sich 43 % der Befragten ein digitales Portal für ihre Mitarbeiter. Für 32 % ist auch relevant, dass der externe Dienstleister ihnen eine digitale Plattform für das Bestandsmanagement der bAV in ihrem Unternehmen anbietet.

Die Zukunft der bAV-Verwaltung ist digital

Die Teilnehmer an der Lurse-Studie sind überzeugt, dass die Zukunft der bAV-Verwaltung digital ist, dass die Automatisierung der Prozesse voranschreitet und dass sie an Bedeutung gewinnt. Da eine automatisierte Erstellung der Leistungs- und Unverfallbarkeitsbescheide die Administration deutlich vereinfacht, sehen 71 % der befragten Unternehmen diese als erstrebenswert an. Derzeit ist das Digitalisierungspotenzial in der bAV-Verwaltung aber immer noch sehr hoch. Lediglich 28 % der Befragten geben an, die bAV vollständig digital zu administrieren.

Die Entwicklung und Einrichtung eines Mitarbeiterportals zur umfassenden Information über die bAV steht für die Arbeitgeber bei der Digitalisierung an erster Stelle. Die meisten Kriterien, die die Befragten an eine Administrationssoftware stellen, stehen in direkter Verbindung mit einem solchen Portal. Es soll die Mitarbeiter über ihren individuellen Versorgungsstand informieren, ihnen bei der Entscheidung zur Entgeltumwandlung helfen und – falls sie diese Möglichkeit wahrnehmen möchten – sie bei den dann erforderlichen Abläufen unterstützen. Dass ein Mitarbeiterportal für die Digitalisierung als vorrangig angesehen wird, hat im Wesentlichen zwei Gründe: Da sind zum einen die zunehmenden gesetzlichen Informationspflichten der Arbeitgeber und zum anderen die Mitarbeiter, die wollen, dass die Kommunikation zu Unternehmens-Benefits über moderne Medien erfolgt.

Der eigentliche Effizienzgewinn einer automatisierten bAV liegt jedoch darin, dass man sowohl die Geschäftsprozesse im Backend als auch die Anbindung sämtlicher Geschäftspartner – also Treasury, Treuhand, Investmentgesellschaft, Depotbank, Versicherer – digital gestalten kann. Beispielsweise lässt sich der gesamte Investmentprozess einer wertpapiergebundenen Versorgungszusage digital abwickeln. Das gilt u.a. auch für die Leistungs- und Anwartschaftsprüfung, den Versorgungsausgleich, die Rentenabrechnung oder die komplette Korrespondenz.

Welches Outsourcing ist das richtige?

Für die Ausgliederung der bAV-Verwaltung gibt es ein breites Spektrum an Angeboten. Grundsätzlich können Unternehmen zwischen Teil- und Gesamtlösungen wählen. Welche für sie geeignet sind, hängt von ihrer Philosophie, ihren personellen und technischen Ressourcen und ihrem internen Know-how ab. Bei einer Teillösung ist es beispielsweise denkbar, allein die Rentnerverwaltung einschließlich der Payroll auszugliedern. Bei einer Gesamtlösung wird das Bestandsmanagement dagegen komplett outgesourct also inklusive Rentenberatung, Geschäftsstellenmanagement und Governance.

Für Unternehmen, die grundsätzlich sämtliche Aufgaben intern managen, bietet sich Software as a Service (SaaS) zur Effizienzsteigerung ihrer bAV-Verwaltung an. Wer eine digitale Plattform implementiert, kann seine Versorgungssysteme auf Knopfdruck abbilden: übersichtlich, kostensparend, transparent und effizient.

Lurse – Ihr Partner bei Outsourcing und Digitalisierung

Seit über 10 Jahren managt Lurse die betriebliche Altersversorgung für Unternehmen, Versicherer, Fondsgesellschaften und CTAs, ob analog oder digital. Lurse versteht sich als Marktführer bei der digitalen Optimierung von Administrationsprozessen in der bAV. Wir vereinfachen, beschleunigen und digitalisieren Ihr Bestandsmanagement und bieten darüber hinaus das Risiko- und Geschäftsstellenmanagement für EbAVs an. Mit unserem innovativen, digitalen Administrationsservice P·LIVE bilden wir Versorgungssysteme übersichtlich und transparent ab. Die zentrale Datenhaltung reduziert die Fehlerzahl massiv und garantiert zugleich den Datenschutz. Als Partner von Lurse haben Sie die Wahl zwischen einer digitalen Teil-, Gesamt- oder SaaS-Lösung.

Ausführliche Informationen über unsere bAV-Verwaltungsplattform finden Sie auf der Internetseite www.p-live.de.  Über unser gesamtes bAV-Dienstleistungsspektrum informiert Sie die Seite www.lurse.de.

Checkliste für das Outsourcing der bAV-Verwaltung auf einen digitalen Dienstleister

• Übersicht über Dienstleister verschaffen
• Dienstleister-Benchmark erstellen
• Interne Prozesse analysieren
• Daten analysieren
• Kosten analysieren
• Make- or Buy-Analyse anstellen
• Budget planen
• Dienstleister auswählen
• Onboarding-Workshop mit Projektplanung, Datenanalyse, Schnittstellenanalyse durchführen
• Onboarding-Zeitplan mit dem Dienstleister aufstellen
• Prozessdesign entwickeln
• Sauberen Datenbestand erstellen
• Software programmieren
• Daten migrieren
• Onboarding aufsetzen
• Projekt Review durchführen