Digitales Onboarding der bAV-Administration

Das digitale Onboarding-Projekt der Pensions-Administration umfasst verschiedene Themenbereiche, die alle notwendig sind, um einen Pensionsplan erfolgreich in die bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren. Dazu gehört beispielsweise die Einrichtung von Unterstützungsprozessen und die Berücksichtigung notwendiger Systeme und Fachthemen. Ein Onboarding-Projekt beinhaltet das Sammeln, Prüfen, Designen und Umsetzen aller notwendigen Elemente für die Migration und laufende Verwaltung eines Pensionsplans.

Lurse verfolgt ein High Level System für die Implementierung von Pensionsplänen auf die digitale Plattform P·LIVE. Mit dem Projektstart werden mit dem Kunden gemeinsam in zahlreichen Workshops die Projektziele, die Projektaufbau- und -ablauforganisation sowie Meilenstein-, Risiko- und Kommunikationsplanung, Schulungskonzepte, Dokumentation und Wissensmanagement und Testing- und Qualitätssicherungsplanung abgestimmt. Dafür ist viel Zeit einzuräumen, um ein gemeinsames Verständnis für das Projekt aufzubauen.

Analog des Projektplans verläuft das Onboarding sukzessive in einzelnen Schritten. Gestartet wird mit der Analyse der Versorgungszusagen. In diesem Rahmen werden die Besonderheiten der bAV analysiert, hinterfragt, mit den Kunden diskutiert und ggf. Vereinfachungen vorgenommen.

Ein sauberer Datenbestand ist unverzichtbar

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Datenqualität. Damit Prozessschritte automatisiert werden können, müssen die Daten maschinenlesbar sein. Je mehr Daten sich in das System einspeisen lassen, desto unabhängiger wird es von manuellen Eingriffen. Nehmen wir als Beispiel die Prüfung auf Unverfallbarkeit bei Austritt. Grundsätzlich ist dieser Vorgang einfach zu automatisieren. Wenn aber Eintritte in Zusagen nicht korrekt gepflegt wurden oder vertragliche Unverfallbarkeiten im System fehlen, muss die Akte weiterhin manuell geprüft werden. Die Automatisierung dieses Prozessschrittes ist also nicht mehr möglich. Daher gilt: Wenn Daten und geplante Abläufe gut aufeinander abgestimmt sind, dürfte sich eine Digitalisierung lohnen.

Eine weitere Besonderheit der bAV ist ihre lange Datenhistorie. Diese bildet fast den gesamten Zyklus des Arbeitslebens ab, von dessen Beginn über die Anspar- bis zur Leistungsphase – und reicht im Falle von Hinterbliebenenleistungen sogar noch über den Tod des Mitarbeiters hinaus. Dafür ist ein sauberer Datenbestand unverzichtbar. Blickt man von heute aus 40 Jahre zurück, so wird schnell klar, dass diese Daten nicht seit je her in digitaler Form vorgelegen haben können. Also müssen große Datenmengen häufig erst sauber aufgearbeitet und digitalisiert werden – und zwar fehlerfrei. Das ist eine enorme Herausforderung, die sich aber schnell bezahlt macht. Im Onboarding-Prozess wird mit dem Kunden abgestimmt, wie und welche historischen und künftigen Daten wann zu liefern sind.

Auf ein gutes Prozessdesign kommt es an

Im Rahmen der Prozessanalysen wird überlegt, wie sich die Abläufe  effizienter gestalten und optimieren lassen damit sich die Digitalisierung lohnt. Prozesse in der bAV können besonders kompliziert sein. Ein einzelner Kunde kann über mehrere Versorgungsordnungen verfügen, und im Falle einer langen Organisationshistorie können diese auch mehrfach überführt worden sein. Dazu kommen die immensen Gestaltungsspielräume. All das erfordert fast immer multiple Fallunterscheidungen und komplizierte Sonderregeln. Prozesse und Rechenkerne müssen darauf Rücksicht nehmen. Sie sollten daher auf keinen Fall durch schlechtes Prozessdesign weiter verkompliziert werden. Die zu digitalisierenden Prozesse werden visulaisiert, dem Kunden als Diagramm zur Verfügung gestellt und mit ihm abgestimmt.

Spezifizierung der zu entwickelnden Schnittstellen

Es folgt die Spezifizierung der zu entwickelnden Schnittstellen sowohl zu den internen Systemen des Kunden (Buchhaltung, Payroll, Treasury etc.) als auch  den externen Dienstleistern (Depotbank, Asset Manager etc.). Die Schnittstellen zu den externen Dienstleistern werden in enger Zusammenarbeit mit diesen Partnern spezifiziert. Hierbei sind die technischen Anforderungen der Dienstleister zu berücksichtigen. Auch hier sind die Datenformate und Übertragungsprotokolle festzulegen.

Parallel zur Spezifikation der Schnittstellen startet die Programmierung der Entwicklungsprozesse. Hierbei werden die benötigten Module und Funktionen mit den Testfällen für die Funktionalität und Zuverlässigkeit entwickelt.

Anschließend werden die Schnittstellen in die bestehende Systemlandschaft integriert. Dazu gehört auch die die Aufnahme der notwendigen Änderungen an den internen Systemen des Kunden, um eine nahtlose Integration der Schnittstellen zu gewährleisten. Nach der erfolgreichen Integration werden die Schnittstellen ausgiebig auf Stabilität und Zuverlässigkeit getestet.

Die Testphasen

Bevor ein System live gehen kann, müssen verschiedene Tests durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass es fehlerfrei und den Anforderungen des Kunden entsprechend funktioniert. Man unterscheidet zwischen Funktions-, Integrations-, Last- und Sicherheitstests.

Funktionstests prüfen, ob jede einzelne Funktion des Systems einwandfrei funktioniert. Hierbei wird jeder Knopfdruck, jede Eingabe und jede Ausgabe geprüft, um sicherzustellen, dass das System auf alle Benutzeraktionen korrekt reagiert.

Integrationstests prüfen, ob das System mit anderen Systemen oder Komponenten korrekt kommunizieren kann. Hierbei wird geprüft, ob alle Schnittstellen und Verbindungen einwandfrei funktionieren und Daten korrekt übertragen werden.

Lasttests simulieren eine hohe Nutzerlast auf dem System, um zu prüfen, ob es auch unter hoher Belastung einwandfrei funktioniert. Hierbei wird geprüft, wie das System mit vielen gleichzeitigen Nutzern und hohen Datenmengen umgehen kann.

Sicherheitstests prüfen, ob das System gegen Angriffe von außen geschützt ist und ob es Daten sicher speichert und überträgt. E wird geprüft, ob das System gegen Hackerangriffe, Viren und andere Bedrohungen geschützt ist.

Abnahme durch den Kunden

Sobald alle Tests erfolgreich abgeschlossen wurden, erfolgt die Abnahme des Systems durch den Kunden. Der Kunde prüft, ob das System seinen Anforderungen entspricht und einsatzbereit ist. Anschließend wird der Go-Live Termin festgelegt, an dem das System in Betrieb geht.

Wie viel Zeit ein Onboarding-Prozess in Anspruch nimmt hängt von der Datenqualität und der Komplexität der bAV ab. Grundsätzlich gilt, bei guter Datenqualität verläuft die Migration schnell und unkompliziert. Ein Onboarding kann zwischen drei Monaten und mehreren Jahren in Anspruch nehmen.

Es kann itterativ verlaufen indem zunächst die Grundstruktur der bAV auf die Plattform genommen wird und anschließend die Sonderprozesse. Nach dem Live-Gang setzt dann die Nachbereitungsphase ein in der Verbesserungen und Sonderthemen implementiert werden.

Fazit:

Ein erfolgreiches digitales Onboarding-Projekt trägt dazu bei, dass die Anwender schnell und effektiv mit dem neuen System arbeiten können und die Prozesse reibungslos funktionieren.